Approcci e metodi di lavoro: Mail, Call o Videocall? L’importante è saper comunicare

L’organizzazione del proprio lavoro non è una faccenda che riguarda solo i lavori che hanno a che fare con i social, ci mancherebbe.

Riguarda, anzi, una sfera molto più generale che investe ogni tipo di lavoro – a dirla tutta, ancora di più in questo preciso momento storico in cui è fondamentale restare lucidi nonostante le preoccupazioni dell’emergenza sanitaria in atto – e che ha proprio a che fare con i dettami della comunicazione, per i quali bisogna stare molto attenti ad esempio a:

• Costruire ed utilizzare un messaggio che risulti chiaro e comprensibile, utilizzando quindi canali e codici adatti alla comunicazione e all’interlocutore.
• Ascoltare il segnale di ritorno che attesti l’effettiva comprensione da parte dell’interlocutore.

Detto questo, vi voglio portare a capire quanto tempo si rischia di perdere ogni giorno se, ad esempio, in una comunicazione a mezzo mail:

• Non si utilizzi un messaggio leggibile, probabilmente troppo lungo, senza evidenziare i passaggi principali o troppo corto e senza inserire tutti i dettagli utili.
• Si usino acronimi che non tutti conoscono, o di cui non si ha certezza che l’altro ne abbia conoscenza come OOO, ASAP, EOD, FYI, BTW, ATM, HTH.
• Non si prediliga un campo “oggetto” che sia ricercabile e sia in linea con l’argomento trattato nel messaggio.
• Non si nominino adeguatamente i file allegati nel modo in cui, ad esempio, salvandoli sul proprio PC, sia già possibile attribuirli a quella data comunicazione.

Nessuno, almeno credo, ha voglia di perder tempo, vuole avere rotture di scatole ulteriori o addirittura ha intenzione di creare dei problemi che poi inevitabilmente finiscono con il condizionare la buona riuscita di un lavoro. No?

Allora capiamo come si usano al meglio gli strumenti più diffusi per non cadere in alcuni errori molto comuni.

Quando pianificate una call, che usiate Teams, Zoom, Webex, Hangouts Meet, Skype o altro, ricordatevi di:

• Capire quali siano le disponibilità dei vostri interlocutori, prima di fissare una call. In questo modo non perderete tempo in continui spostamenti e cambi di programma ad opera di ogni partecipante.
• Soprattutto qualora sia la prima call che organizzate con alcuni interlocutori, sarebbe ideale comunicare loro quali siano i requisiti per poter partecipare in base allo strumento scelto. Ormai gli strumenti sono tanti e molto spesso si sottovalutano le diversità, dando troppo poco tempo ai partecipanti per capire come allinearsi a livello tecnico. Infatti, alcune volte proprio la mancanza di informazioni tempestive porta i partecipanti a fare da soli all’ultimo momento con il rischio di successivi problemi di connettività. Inviare una mail informativa, una volta stabilito giorno e orario della call, aiuterà i partecipanti ad essere pronti ed eviterà problemi di ogni sorta.
• Per le call più importanti o che prevedono un numero elevato di partecipanti, provare a fare una simulazione qualche giorno prima diventa strategico per evitare impedimenti tecnici durante la call ufficiale.
• Nel momento in cui si pianifica la call con lo strumento scelto, specificare, nel campo “titolo”, il tema principale della call in modo da rendere chiaro fin da subito lo scopo e dare anche l’opportunità a distanza di tempo di ricordare di cosa si tratti.
• Specificare, nel campo “descrizione”, l’agenda della riunione aiuterà a capire nel dettaglio di cosa si parlerà durante la call e darà la possibilità ai partecipanti di prepararsi e anche di poter partecipare attivamente durante la call, a beneficio di tutti.
• Aspettare che siano connessi tutti i partecipanti prima di iniziare, in caso serva aspettare anche qualche minuto prima dell’orario stabilito consentirà a tutti di collegarsi evitando disallineamenti (l’ideale sarebbe anche che i ritardatari comunichino i loro ritardi per tempo per capire come e se ri-organizzare un’altra sessione).
• Qualora usiate sistemi di video call, sarebbe meglio mostrarsi nel momento in cui si parla, mentre risulta meno importante se non siete voi a parlare. Ad ogni modo non sarà fondamentale, se non espressamente richiesto da chi organizza. In linea generale vale il buon senso e, ad esempio, il fatto di mostrarsi per presentarsi se non si è mai avuto modo di vedersi è una buona norma.
• Se la vostra intenzione è quella di condividere un documento, l’ideale sarebbe inviarlo qualche giorno prima della call, per dare a tutti la possibilità di visionarlo con calma e, perché no, iniziare a formulare domande pertinenti.
• In caso di registrazione, sempre meglio avvisare prima della call tutti i partecipanti.
• Ricordare, durante la call e precedentemente nelle comunicazioni informative, che per ogni strumento esiste una chat, perfetta per formulare delle domande senza interrompere la call, soprattutto se – ed è consigliato fare così – il tempo riservato alle domande è quello finale solitamente ben definito e con una data durata condivisa.

Valutare quale strumento utilizzare merita un discorso a parte ma molto spesso il tool è già definito dalle regole aziendali. Parlando genericamente, facciamo un rapido excursus su alcuni – decisamente non tutti – gli strumenti più utilizzati per avere un’idea di massima.

L’intenzione, anche qui, è quella di dimostrare che anche per una call non basta utilizzare il primo strumento, magari il più utilizzato e conosciuto, ma occorre informarsi bene in fase di pianificazione ed organizzazione per capire al meglio le potenzialità rispetto all’utilizzo e alle eventuali limitazioni.

Microsoft Teams è eccellente per la collaborazione interna tra dipendenti di una stessa azienda ed ha al suo interno una serie di strumenti che ottimizzano proprio la gestione del lavoro in team; ad ogni modo è possibile utilizzarlo anche con utenti esterni all’organizzazione anche solo attraverso la versione web. Zoom è spesso preferito per lavorare con l’esterno dell’organizzazione, sia con i clienti che con i fornitori ospiti, molto veloce e intuitivo, è diventato uno degli strumenti più conosciuti durante l’emergenza sanitaria che ha fatto di necessità virtù.

Da sapere: su Teams il limite massimo di partecipanti supportati è 250 mentre esiste anche lo strumento Teams Live Event con un limite di 10.000 partecipanti e massimo 15 live events in contemporanea; su Zoom in caso di utilizzo della versione gratuita occorre rispettare il tempo massimo di 40 minuti, mentre il limite dei partecipanti è fissato a 1.000.

Per quanto riguarda Hangouts Meet, soluzione di videoconferenza di gruppo aziendale che offre Google, disponibile per tutti gli utenti di G Suite, ovvero per quelle aziende o scuole che pagano i servizi Google per i loro utenti, non è necessario un account Google per partecipare tuttavia, se non disponi di un account Google, l’organizzatore della riunione o qualcuno dell’organizzazione deve per forza concederti l’accesso alla riunione e questo può rallentare la partenza della sessione oltre a generare qualche equivoco.

Attenzione però perché esiste anche la versione gratuita di Hangouts Meet che permette di coinvolgere ad una riunione fino a 25 persone, ma presenta diversi limiti, tra cui l’impossibilità di registrare lo schermo o di chattare anche via app.

Inoltre, Google ha reso Google Meet disponibile a chiunque disponga di un account Google, quindi è gratuito per il pubblico, offrendo l’aggiornamento di 100 chiamanti senza limiti di tempo, fino al 30 settembre 2020. Successivamente è stato imposto il limite di sessioni gratuite per un massimo di 60 minuti a riunione.

Anche qui il supporto cambia a livello Enterprise con 100.000 spettatori previsti in caso di streaming live.

Da sapere: su Google Meet, se non hai effettuato l’accesso ad un account Google o Gmail, non puoi partecipare utilizzando il tuo dispositivo mobile.

👉 E visto che siete Cercatori, vi sprono a cercare nuovi strumenti e valutarli in base alle vostre reali esigenze.

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